Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL
800 - DIVERSOS

Por sua vez, cada setor é dividido em:

100 - FEDERAL

101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 - Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica
103 - Ficha de Alteração do CNPJ
104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 - Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 - Comunicações de Aumento de Capital
107 - Demonstrativos dos Duodécimos
108 - CAIF
109 - Comunicações de IPI e IRPJ
110 - DIRF
111 - Cartão do CNPJ
112 - Notificações - Auto de Infrações
113 - Baixa do CNPJ
114 - Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
115 - Programa de Alimentação ao Trabalhador
116 - DNER
117 - Defesas
118 - Utilidade Pública
119 - Parcelamentos
120 - Termo de Opção - Simples
121 - Autorização do DAC
122 - IPEM
123 - Divisão de Censura de Diversões Públicas
124 - CADE - SDE

200 - ESTADUAL

201 - Declaração Cadastral (DECA)
202 - Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
203 - Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 - Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
205 - Licença da CETESB
206 - Demonstrativo das Operações Interestaduais
207 -Certidão Negativa do ICM
208 - Autorização para Confecção de Notas Fiscais
209 - Auto de infração
210 - Parcelamento do ICM
211 - Notificações
212 - FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte
213 - Declarações
214 - Alvará de Utilização - Secr. Saúde
215 - Modelos de Notas Fiscais
216 - Comprovação ZONA FRANCA
217 - Conselho Regional de Educação
218 - Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 - IBDF - IBAMA
220 - Defesas
221 - Licença da Divisão do Exercício Profissional
222 - Utilidade Pública
223 - Declaração de Microempresa
224 - Laudos Técnicos
225 - Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados
226 - Vigilância Sanitária

300 - MUNICIPAL

301 - Guia de Inscrição ou Atualização
302 - Ficha de Inscrição no CCM
303 - Taxas de Licença
304 - Certidão Negativa do ISS
305 - Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 - Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 - Pedido de Vistoria
308 - Comunicados
309 - Imposto Predial
310 - Auto de Infração e Intimação
311 - Autorização para Impressão de Notas Fiscais
312 - Habite-se / Auto Vistoria
313 - Alvará de Funcionamento
314 - Defesas
315 - Utilidade Pública
316 - Declaração de Microempresa
317 - Parcelamentos
318 - Cancelamentos
319 - CONTRU/FICAM
320 - Regime Especial

400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO

401 - Cadastro de Empresas
402 - Relação de Empregados Menores
403 - RAIS / DCPIS
404 - CIPA
405 - Certificados de Aprendizagem SENAI
406 - Reclamações Trabalhistas - Defesas
407 - Notificações/ Processos/ Autos de Infração
408 - Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI
409 - Defesas
410 - Acordo de Compensação
411 - Laudos Técnicos

500 - CONTRATO

501 - Contrato Social - Ata de Constituição
502 - Alterações de Contrato
503 - Contrato de Locação
504 - Contrato de Uso de Veículos
505 - Cadastro da JUCESP
506 - Contrato de Assessoria
507 - Contrato de Prestação de Serviços
508 - Reuniões
509 - Publicações em Jornais
510 - Atas
511 - Contratos Diversos
512 - Comprovante de Caução de Locação
513 - Certidão Breve Relato - JUCESP
514 - Xerox das Exigências - JUCESP
515 - Declaração de Alienação de Participações Societárias
516 - Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
517 - Notificações
518 - Defesas
519 - Recadastramento - São Paulo Firma
520 - Buscas Jucesp/Cartórios

600 - INSS

601 - Pedido de Matrícula (Inicial)
602 - Certificado de Matrícula
603 - Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 - Certificado de Regularidade de Situação
605 - Certificado de Quitação
606 - Certificado de Taxa de Seguro
607 - Demonstrativo dos Salários de Contribuição
608 - C.B.
609 - Alterações: Nome, Endereço, CGC
610 - Declarações de Rendimento do INSS
611 - Comprovante Inscrição Contribuição Individual
612 - Carnês dos Sócios
613 - Recadastramento
614 - Autos de Infração
615 - Defesas
616 - SESI
617 - Termo Ação Fiscal – TAF
618 - Parcelamentos

700 - SINDICAL

701 - Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
702 - Conselho Regional de Farmácia
703 - Dissídios Coletivos
704 - Acordos
705 - SENAI - CIESP - FIESP
706 - FINAME
707 - Certidões e Registros
708 - CRA
709 - CORCESP
710 - Conselho Regional de Contabilidade
711 - CRECI
712 - CREA
713 - Correspondência Sindicato Patronal
714 - CONAR (Legislação e Processos)
715 - SUSEP
716 - Certidão Negativa de Débito Salarial
717 - Conselho Regional de Medicina
718 - EMBRATUR
719 - Conselho Nacional do Cinema

800 - DIVERSOS

801 - CACEX
803 - Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
804 - Procurações / Declarações
805 - Balanços e Balancetes
806 - Documentos dos Sócios ( xerox )
807 - Marcas e Patentes
808 - Correspondências
809 - Consultas
810 - Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS
811 - Escrituras
812 - Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP
813 - Ajustes de Balanço
814 - Laudo de Avaliação
815 - Relatórios
816 - Inventário
817 - Depósito Inicial
818 - Cadastro de Fornecedores e Associações
819 - Convocações
820 - Atestado de Residência e Capacidade Técnica
821 - Cadastro de Bancos
822 - Mapas de Depreciações
823 - Alvarás
824 - Seguros
825 - Carta de Fiança
826 - Eletrobras
827 - BNDES
828 - Consórcios

Pastas
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1
1 - Guias de Recolhimento do INSS

2 - Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS
3 - Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social
4 - Guias de Recolhimento do ISS
5 - Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados
6 - Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS
7 - Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial
8 - Folhas e Envelopes de Pagamento

PASTA B/2
9 - Guias de Apuração e Recolhimento do ICM

10 - Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
11 -
12 -
13 - Orientações e Comunicados
14 - Memos – Empresa Contábil
15 -
16 -

PASTA C/3
17 - Balanços
18 - Balancetes
19 - Cadastros e Declarações
20 - IBGE
21 - DCTF
22 -
23 -
24 -

PASTA D/4
25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendim
26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore
27 -
28 -
29 -
30 -
31 -
32 - Documentos dos Autônomos

PASTA E/5 FUNCIONÁRIOS
33 -
34 -
35 -
36 -
37 -
38 -
39 -
40 - Empregados Desligados
40.1 -
40.2 -
40.3 -
40.4 -
40.5 -
40.6 -
40.7 -
40.8 -
40.9 -
40.10 -

Prazos para Guarda de Documentos

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.).

A seguir, divulgamos algumas tabelas referentes a guarda de documentos:

• COMERCIAL

• TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

• PRAZOS ESTADUAIS

• PRAZOS MUNICIPAIS

• LIVROS FISCAIS